Ambos procesos son diferentes, pero los dos tienen una misión bastante clara: hacer que en nuestra bandeja de entrada haya menos correos. Lo normal es que utilicemos cada una de estas herramientas para según qué correos, pero ambas son igual de válidas.
Diferencias entre archivar y eliminar correos
Como hemos dicho anteriormente, con ambas formas estamos quitando correos de nuestra bandeja de entrada, pero de manera totalmente diferente. Si archivamos un correo, este se quedará en una sección propia de correos archivados. De esta manera, el correo se queda almacenado, y lo podremos consultar cuando queramos. Todos los servicios de correo no disponen del mismo sistema para ver estos correos archivados. Outlook, por ejemplo, tiene su propia carpeta de correos archivados, pero para verlos en Gmail deberemos seleccionar la opción de Todo el correo.
Este sistema tiene un gran inconveniente y es que, pese a no estar en la bandeja de entrada, estos correos electrónicos archivados siguen consumiendo espacio. La mayoría de servicios gratuitos de correo no disponen de una gran cantidad de espacio, por lo que no nos interesa tener demasiados correos archivados si no queremos quedarnos sin almacenamiento pronto. En el caso de que tengas muchos correos archivados quizás te conviene descargarlos y almacenarlos en tu ordenador.
Por otro lado, en lo que respecta a eliminar correos, también estaremos quitando los correos de la bandeja de entrada. Sin embargo, en esta ocasión los correos eliminados irán a parar a una carpeta conocida como Papelera o Elementos eliminados, según el servicio que estemos utilizando. En este sentido, los correos electrónicos solo se quedarán almacenados en ella por tiempo limitado, y una vez transcurrido este desaparecerán para siempre.
La mayoría de servicios de correo electrónico tienen como plazo para eliminar del todo los correos 30 días y, como decimos, una vez transcurrido este tiempo no podemos recuperarlos de ninguna forma. Hay algunos servicios como Google Workspace que permiten recuperar estos correos eliminados para siempre, pero, por desgracia, es un servicio de pago y solo el administrador de este podría recuperar los correos.
Entonces, ¿cuál es mejor?
Viendo como es el proceso de cada uno de estos métodos para quitar correos electrónicos de nuestra bandeja de entrada, uno puede pensar que lo mejor es archivar, pero nada más lejos de la realidad. Si decidimos archivar todos los correos que no queramos, nos quedaremos rápidamente sin espacio en nuestro servicio de correo y, además, será mucho más difícil encontrar correos entre tanto archivado.
Por otro lado, eliminar correos es una solución definitiva que puede hacer que ahorremos espacio en nuestro correo electrónico. Además, incluso mandando los correos a la papelera tendremos un período bastante grande de tiempo para recuperarlos por si hemos cometido un error. Ahora bien, hay que tener en cuenta que pese a que este límite temporal es bastante amplio, una vez se agote, perderemos los correos para siempre.
¿Cuál es mejor? Lo más interesante que podemos hacer es archivar solo aquellos correos que estamos seguros de que vamos a necesitar y eliminar todos los demás de nuestra bandeja de entrada.
Fuente: adslzone
