Hay muchas aplicaciones específicamente pensadas para gestionar los gastos y los ingresos, para hacer un presupuesto familiar con lo que nos cuesta cada cosa: cuánto pagamos de alquiler, cuánto pagamos de luz, de agua, de gastos en comida. Pero también podemos recurrir a una tabla de Excel, a una base de datos que iremos rellenando para crear un presupuesto doméstico con todos los meses del año.
Será mucho más organizado y cómodo a la hora de buscar un gasto concreto utilizando los comandos o fórmula de Excel pero también cómodo a la hora de tener una visión general. Así podremos saber cuánto ahorramos cada mes o cuánto nos queda para gastos de ocio como ir al cine, a cenar o comer fuera o para darte un capricho. Te explicamos paso a paso cómo hacerlo. Una vez que hayas hecho el modelo, sólo tendrás que ir cambiando los meses o copiando las celdas para añadir nuevas páginas si quieres ir añadiendo un nuevo año, por ejemplo.
Ventajas de usar Excel y no apps especializadas
Muchas apps especializadas hacen que tengamos que vincularlas con el banco pero usando Excel nosotros elegimos qué queremos reflejar y qué no. No es un programa sencillo e intuitivo y ese es su principal inconveniente: creemos que va a ser complicado, nos da respeto y preferimos que nos pongan todo hecho solo para completar campos. Pero crear una base de datos en Excel es sencillo y solo tendremos que ir siguiendo el tutorial que vamos a dejarte a continuación. Además, puedes ir rellenándolo de forma colaborativa con tu pareja o con tus hijos si vas a trabajar en la nube, por ejemplo. O puedes usar plantillas ya creadas si no quieres complicarte y hacer desde cero la base de datos para tu presupuesto doméstico.
Presupuesto mensual doméstico con plantilla
Una de las formas más sencillas de crear tu presupuesto doméstico en Excel es recurrir a una de las plantillas que la aplicación genera automáticamente para los usuarios, sin que tengas que crear la base de datos desde cero. Simplemente debes abrir tu programa de Excel y te aparecerá la opción de crear un libro en blanco pero también una serie de plantillas disponibles. Entre ellas, presupuesto mensual doméstico. Toca sobre esta opción y podrás editarlo y rellenar con tus datos.
La ventaja de este presupuesto es que simplemente deberás ir rellenando la casillas y automáticamente actualizarás la tabla, sin usar funciones de búsqueda ni utilizar tablas dinámicas en Excel. Pero el inconveniente es que puede que nos resulte más caótico o no se adapte a nuestras necesidades, algo más complejo que si creamos la tabla desde cero con los ingresos y gastos que nosotros consideramos básicos.
Veremos cuatro páginas en la parte inferior:
- Información del presupuesto
- Resumen del presupuesto
- Gastos mensuales
- Gastos adicionales
Información del presupuesto
En información del presupuesto doméstico en Excel veremos el saldo previsto, el saldo actual y la diferencia (la cantidad real menos la cantidad prevista) En un segundo apartado veremos los ingresos de dos personas diferentes junto con ingresos adicionales. Y en la parte inferior un gráfico con un desglose de los gastos reales por categorías.
Resumen del presupuesto
En la segunda página, Resumen del presupuesto, veremos todos los gastos detallados por categorías. Hay cuatro columnas: Categorías, coste previsto, coste real y diferencia. Y varias categorías creadas que podrás modificar a tu antojo: Ahorros, alojamiento, comida, cuidado personal, mascotas, transporte… Verás, como puedes ver en la captura de pantalla, las diferentes categorías con el coste total de cada una de ellas y desglose de los distintos gastos dentro de cada una de ellas. Al final, encontrarás el coste previsto total, real o la diferencia entre ambos.
También podrás tocar sobre la categoría exacta que quieras y verás los gastos totales y desglosados de esa sección concreta.
Gastos mensuales
Este es el apartado más importante y el que pasaremos a detallar. Aquí están todos tus gastos y es donde tú deberás ir rellenando los diferentes datos, como en la imagen. Hay seis columnas: Descripción, categoría, coste previsto, coste real, diferencia e información general del coste real. En descripción tendrás que poner qué tipo de gasto es. Por ejemplo, ir al cine a ver una película. En la categoría podrás elegir en el menú desplegable entre las diferentes opciones (niños, alojamiento, entretenimiento, comida…) Una vez rellenado descripción y categoría, escribe el costo previsto de lo que pensabas gastarte y el coste real. Automáticamente se añadirá a tu base de datos y a tu presupuesto doméstico en Excel mensual.
Datos adicionales
En datos adicionales veremos las categorías (si quieres añadir una nueva) o una tabla dinámica para el gráfico de presupuesto, organizado por categorías y para un vistazo general.
Crear presupuesto doméstico desde cero
Si no quieres recurrir a la opción anterior, hay otras opciones para crear un presupuesto doméstico en Excel desde cero. Usar la plantilla puede resultar más cómoda porque viene hecha pero más incómoda porque puede que no se adapte a nuestros gastos reales o que sencillamente busques algo más simple y más visual en el que tener todos nuestros gastos en un único vistazo. Para eso, podemos crear una base de datos con una serie de filas y columnas disponibles.
Elige tus ingresos y gastos
Abre un documento de Excel en blanco y ve a la primera columna. Deberemos escribir un apartado de ingresos en la parte superior con las diferentes fuentes de ingresos que podamos tener (ayudas, pensiones, sueldo, inversiones…) Cada uno de estos apartados debe ir en una fila diferente para después conseguir sumarlo. Al final de los apartados de ingresos, haz una fila que se llame TOTAL INGRESOS. Puedes emplear colores diferentes para los títulos de columna o para los totales y así la tabla o base de datos será más visual que si lo ponemos todo en el mismo tono.
Una vez listos los ingresos, haz lo mismo con los gastos. Empieza a usar las filas para ir apuntando los diferentes gastos que tengas cada mes. Puedes hacer categorías y subcategorías como “Entretenimiento” y en la parte inferior escribir “Libros”, “Cine”… Tal y como puedes ver en nuestra base de datos de ejemplo. Una vez que hayas rellenado todas las categorías en las filas, escribe TOTAL GASTOS en una fila final. Y, bajo la misma, SALDO. Así podremos saber la diferencia entre ingresos y gastos.
En cuanto a las columnas, tendremos que utilizarlas para ir apuntando los doce meses del año. O, si quieres, hacerlo por semanas. Escribe en la parte superior de cada columna el mes correspondiente y sólo nos quedará ir rellenando con datos.
Rellena los campos
Rellena cada mes los diferentes campos a medida que vayas gastando dinero… Cuánto vale la luz, el gas, el agua, cuánto te has gastado en gasolina o en el bono para utilizar el metro o el autobús. Iremos rellenando la tabla para tener una idea general de nuestros ingresos, nuestros gastos y la resta de los mismos.
Calcular totales
Más allá de ver los datos en la tabla, puedes sumar, restar, calcular totales… Puedes sumar, tal y como ves en las imágenes, los totales de las diferentes categorías. Por ejemplo, en total del consumo del hogar (sumando gas, agua, luz) o el total del transporte al sumar la gasolina y el bono de transporte público. Debes ir rellenando todas las casillas que se han quedado en blanco utilizando la fórmula de suma.
Utiliza la fórmula suma en Excel siguiendo estos pasos: Toca sobre la casilla en blanco que quieres sumar y escribe =SUMA(Rangos de celdas que quieres sumar) Pulsa enter y automáticamente se rellenará con la suma correspondiente de esas casillas, tal y como puedes ver en nuestra imagen de ejemplo.
A la hora de realizar el total de gastos, es importante tener en cuenta que tenemos el total de algunos apartados por duplicado. Es decir, el coste total del hogar está repetido, especificado en las subcategorías pero también en la categoría general de la tabla. Pero podemos utilizar la suma para añadir sólo las filas que queramos. Para ello, en lugar de usar un rango iremos cogiendo las casillas concretas separadas con un símbolo de punto y coma. La fórmula seria, ajustándonos al ejemplo: =SUMA(B9;B10;B11;B14)
Cuando cambies cualquier detalle de la tabla, automáticamente se actualizarán los totales. Si, por ejemplo, has rellenado los datos pero a final de mes se ha sumado un gasto de algo más de dinero en autobús o un gasto extra de ocio, por ejemplo. Eso sí, si añades nuevas categorías deberás repetir el proceso porque las filas no se han contabilizado dentro de la fórmula anterior. Puede parecer complejo de entender pero es sencillo si te basas en las imágenes que te dejamos adjuntas paso a paso.
Calcular saldo
Para calcular el saldo total de cada mes, la diferencia entre ingresos y gastos, simplemente deberás escribir = seguido de la casilla de total ingresos – casilla del total de gastos. Pulsa sobre la tecla enter y automáticamente saldrá la diferencia.
Para saber en un simple vistazo qué meses tienen saldo positivo o negativo (si has ingresado más que gastado o has gastado más que ingresado) podrás aplicar el formato condicional que automáticamente marcará en un color u otro la casilla de saldo. Los pasos son sencillos:
- Selecciona toda la fila de “SALDO” en todos los meses del año
- Ve al menú Inicio en la parte superior de la pantalla de Excel
- Elige la opción Formato condicional
- Abre Resaltar regla de celdas
- Toca en “Es mayor que…”
- Escribe 0 como número límite y elige un color para resaltar el saldo positivo
- Confirma con Aceptar
- Vuelve a repetir el mismo proceso
- Elige la opción Formato condicional y Resaltar regla de celdas
- Abre “Es menor que…”
- Escribe 0 como número límite y elige otro color para saldo negativo
- Confirma con aceptar
Automáticamente las celdas se marcarán en rojo o en verde (o el color que hayas elegido) según el saldo final de cada mes sea positivo o negativo. Así automáticamente tendrás el resultado en un vistazo sin calcular manualmente.
Fuente: adslzone
