Antes de nada, es importante saber que el uso de funciones o fórmulas nos permite sacar un mayor provecho a la herramienta de Microsoft, ya que evitará que tengamos que realizar operaciones de forma manual. Además, si cambia cualquier valor que forma parte de una función, el resultado se actualizará de manera automática.

Qué es una función y tipos de funciones de Excel

Las funciones de Excel son expresiones compuestas por una o varias palabras, separadas por puntos si son varias, que se comportan bajo una finalidad establecida. Estas funciones pueden recibir datos, conocidos con el nombre de parámetros. En función del origen o de quien haya creado la función, podemos dividirlas en funciones predefinidas y definidas por el usuario.

Como su propio nombre indica, las funciones predefinidas son las que encontramos disponibles en la herramienta de Microsoft nada más instalarla en nuestro equipo. Como vamos a mostrar a continuación, son funciones que podemos clasificar en diferentes categorías y que tienes diversos propósitos, matemáticas, lógicas, financieras, etc.

Por otro lado, las funciones de Excel definidas por el usuario, también conocidas como UDF (User Defined Function), son aquellas que son creadas por medio de macros y que pueden ser utilizadas en las hojas de Excel de la misma manera que las funciones predefinidas.

Cómo hacer una fórmula en Excel

Añadir una función en una de las celdas de nuestro hoja de cálculo es bastante sencillo. Ahora bien, dependiendo de la fórmula a utilizar, puede que la sintaxis sea más o menos fácil de entender y manejar. De cualquier forma, tenemos dos maneras rápidas de añadir una función en Excel:

• Desde la propia opción del menú
• Utilizando el símbolo = desde la propia celda

Para añadir una fórmula en una celda desde la opción del menú, estos son los pasos a seguir:

• Abrimos la hoja de Excel.
• Seleccionamos la celda donde queremos añadirla.
• Desde la opción Fórmulas elegimos Insertar función o elegimos la categoría de la fórmula para encontrar cómo se llama en Excel.
• También podemos hacer clic sobre el icono de función que se muestra en la barra que se muestra entre el menú y la propia hoja de cálculo.
• De una forma u otra, lo siguiente será seleccionar la función en cuestión fijándonos en la sintaxis de la misma.
• Aceptamos o pulsamos Enter con la función correctamente definida y automáticamente veremos cómo se muestra el valor del resultado en la celda que habíamos seleccionado.

Si por el contrario ya tenemos algún conocimiento previo y sabemos cómo se llama la función que queremos añadir, entonces podemos seguir estos pasos:

• Abrimos la hoja de Excel.
• Seleccionamos la celda donde queremos añadirla.
• Introducimos el símbolo = en dicha celda y comenzamos a escribir el nombre de la función
• Excel automáticamente nos mostrará un listado con todas las funciones que comienzan con esa letra
• Elegimos la función en cuestión y aplicamos su sintaxis con las celdas correspondientes
• Pulsamos Enter y obtendremos el resultado

Fórmulas básicas de Excel

Podemos entender como fórmulas básicas aquellas que no requieren una sintaxis muy completa, basadas en operaciones aritméticas sencillas o incluso aquellas que nos permiten realizar ciertas acciones o dar formato a un texto o fecha y que podamos recordar sin ningún problema. Podemos distinguir por lo tanto, fórmulas en Excel con funciones matemáticas, con operadores lógicos, texto, fechas, etc.

Funciones matemáticas básicas

• SUMA: Realiza la suma de los valores de las celdas que queramos. Podemos realizar la suma de celdas separadas o indicar un intervalo de celdas a sumar. Por ejemplo, =SUMA(A15;B8;C11;E7) realizará el sumatorio de esas cuatro celdas, mientras que =SUMA(A1:A34) calculará la suma de los valores de todas las celdas desde A1 hasta A34.
• RESTA: En este caso, lo que tenemos que hacer para restar el valor de dos o mas celdas es introducir el símbolo igual seguido de las celdas separadas por el símbolo menos. Ejemplo, =D5-E4.
• MULTIPLICACIÓN: Al igual que con la resta, si lo que queremos es multiplicar el valor de varias celdas, lo único que tenemos que hacer es escribir el símbolo = y a continuación, indicar las celdas separadas del símbolo *, que representa la multiplicación en Excel.
• DIVISIÓN: Para dividir los valores de dos celdas, lo único que tenemos que hacer es escribir = seguido del dividendo, el símbolo /, la celda del divisor y pulsar Enter.
• MEDIA: Otra de las fórmulas de Excel más básicas y útiles es la que nos permite calcular la media aritmética. En este caso la sintaxis es; =PROMEDIO(A1:A30) o bien =PROMEDIO(A1;B3;C10).
• MAYOR: También es posible saber cuál es el valor máximo entre muchas celdas con la función MAX. Si sintaxis es: =MAX(A1;B3;C4;D3;E7) o bien aplicando un rango =MAX(A1:A30).
• MENOR: Funciona igual que MAYOR pero el nombre de la función es MIN. Por lo tanto, su sintaxis es: =MIN(A1;B3;C4;D3;E7) o bien aplicando un rango =MIN(A1:A30).
• PAR: Comprobar si un número o valor de una celda es par o impar resulta también muy sencillo con la función =ES.PAR(A1) que nos devolverá VERDADERO o FALSO como resultado.
• IMPAR: De la misma manera podemos usar la función =ES.IMPAR(A1).

Fórmulas con operadores lógicos

En Excel también es posible crear fórmulas con operadores lógico para saber si el valor de una celda es mayor que, menor que, igual a o diferente de un valor determinado o el valor de otra celda. También es posible utilizar la combinación de dos operadores lógicos, es decir, mayor o igual y menor o igual u otros como Si, Y y O.

Para aplicar estas fórmulas en Excel, lo único que tenemos que hacer es indicar el operador lógico entre las celdas que queremos comparar.

• MAYOR QUE: Si queremos saber si el valor de una celda es mayor que el de otra, la sintaxis a utilizar es: =A1>A3. El resultado será VERDADERO o FALSO.
• MAYOR o IGUAL: De la misma manera utilizamos el operador mayor o igual: =A1>=A3.
• MENOR QUE: En este caso el operador será menor: =A1<A3.
• MENOR O IGUAL: O bien menor o igual de la siguiente manera: =A1<=A3.
• IGUAL A: Para comprobar si los valores de dos celdas son iguales: =A1=A3.
• DIFERENTE DE: Mientras que si queremos saber si son distintos: A1<>A3.
• SI: la función SI realiza una comprobación de tipo verdadero o falso para poder establecer un valor en función del resultado. Por ejemplo, =SI(A>B;Valor si V;Valor si F).
• Y: Permite unir dos o más pruebas lógicas para devolver un resultado de verdadero o falso. Ejemplo: =Y(valorlógico1;valorlógico2)
• O: Funciona de la misma manera que Y, pero en este caso el resultado varía, puesto que, si uno de los valores lógicos es verdadero, el resultado será Verdadero.

Fórmulas de estadística

En líneas generales no son fórmulas muy usadas, pero sí que debemos conocer algunas de ellas, porque pueden ser importantes para determinadas acciones que podemos hacer con Excel.

Estas fórmulas son:

• CONTAR: devuelve el número de celdas de un rango con valores numéricos.
• CONTAR SI: nos devuelve el número de celdas de un rango que cumplen cierta condición.
• CONTAR SI CONJUNTO: es capaz de devolver el número de celdas de un rango que cumplen ciertas condiciones que hemos configurado anteriormente.
• CONTARA: en este caso devuelve el número de celdas de un rango no vacías, porque no es capaz de distinguir entre valores de texto y numéricos.

Funciones básicas con fecha y hora

Aunque en la mayoría de las ocasiones los valores de un Excel son numéricos, podemos encontrarnos también ante la necesidad de realizar diferentes funciones sobre celdas que contienen un valor de fecha y hora. En este sentido, estas son las funciones básicas en Excel que debemos conocer para manejarnos con fechas.

• AHORA: Para asignar el valor de una celda con la fecha de hoy basta indicar =AHORA().
• HOY: =HOY() devuelve la fecha del momento en el que se refrescan las fórmulas, como al abrir el archivo. En este caso, a diferencia con Ahora, no muestra la hora.
• DIA: La función =DIA(A1) devuelve el día de la fecha que contiene la casilla A1.
• MES: La función =MES(A1) devuelve el mes de la fecha que contiene la casilla A1.
• AÑO: La función =AÑO(A1) devuelve el año de la fecha que contiene la casilla A1.
• HORA: La función =HORA(A1) devuelve la hora de la fecha que contiene la casilla A1, siempre que tenga formato que incluya la hora.
• MINUTO: La función =MINUTO(A1) devuelve los minutos de la fecha que contiene la casilla A1, siempre que tenga formato que incluya la hora.
• SEGUNDO: La función =SEGUNDO(A1) devuelve los segundos de la fecha que contiene la casilla A1, siempre que tenga formato que incluya la hora.
• DIAS.LAB: =DIAS.LAB(A1;B1) devuelve el número de días laborables entre las fechas de las casillas A1 y B1.
• FIN.MES: Esta función nos devuelve el último día del mes dada una fecha y un número de meses, =FIN.MES(A1;B1), donde A1 contiene una fecha inicial y B1 el número de meses.
• DIASEM: Devuelve el número de día de la semana según los diferentes calendarios. En nuestro calendario el día 1 se corresponde con el lunes y así sucesivamente.

Funciones de texto

También podemos tener hojas de cálculo que contienen celdas con texto y sobre las que también podemos aplicar diferentes fórmulas para realizar diferentes tareas de manera automática. Las funciones básicas de texto en Excel son:

• VALOR: Convierte una cadena de texto que contiene un número y nos devuelve un tipo numérico.
• TEXTO: Permite convertir un número a tipo texto con un formato de texto concreto.
• SUSTITUIR: Permite reemplazar uno o varios caracteres de una cadena de texto. Ejemplo: =SUSTITUIR(texto;texto original;textonuevo[numrepeticiones]).
• CONCATENAR: Permite unir textos de diferentes celdas en otra celda, =CONCATENAR(A1;B3;C4).
• DERECHA: Permite extraer de una celda con texto un número determinado de caracteres empezando por la derecha. Por ejemplo, =DERECHA(A1;4) el resultado sería «ulas». Es decir, los últimos 4 caracteres del contenido de la celda.
• IZQUIERDA: igual que la función DERECHA pero empezando a contar los caracteres por la izquierda.
• EXTRAE: Como su propio nombre indica, extrae parte de una cadena de texto. Los caracteres que se encuentran entre una posición inicial y el número de caracteres indicados. Ejemplo: =EXTRAE(A1;posInicial;NumCaracteres).
• LARGO: Nos devuelve el número de caracteres del valor de una celda. Importante saber que cuenta los espacios que haya tanto al principio como al final.
• MAYUSC: Convierte una cadena de texto a letras mayúsculas.
• MINUSC: Lo mismo pero en minúsculas.
• ESPACIOS: Esta función elimina los espacios que pueda haber al principio y final de una celda.

Funciones de búsqueda

Dentro de las funciones predefinidas en Excel encontramos aquellas que nos permiten hacer búsquedas de datos entre las celdas de una hoja. Las más básicas son BUSCAR, BUSCARV y BUSCARH.

• BUSCAR: Busca valores de un rango de una columna o una fila o desde una matriz. Su sintaxis es =BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparacion; [vector_resultado]).
• BUSCARV: Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena en orden ascendente. Su sintaxis es BUSCARV(valor_buscado; matriz_tabla; indicador_columnas;[rango]).
• BUSCARH: Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada. Su sintaxis es
• BUSCARV:(valor_buscado; matriz_busca_en; indicador_filas;[ordenado]).
• COINCIDIR: tenemos un valor si encuentra una coincidencia.
• DESREF: con esta función lograremos identificar una celda que se encuentre a unas cuantas columnas y filas de distancia de otra que hemos marcado previamente.
• INDICE: dada la posición de una fila y una columna devuelve el valor de una celda dentro de un rango.
• DIRECCION: tendremos un texto de una columna determinada previamente introducida.
• INDIRECTO: si metemos un texto de una celda, sabremos exactamente cuál es y donde se encuentra.
• IMPORTARDATOSDINAMICOS: sabremos el valor de una posición de una tabla dinámica.
• COLUMNA: permite obtener el número de una columna.
• FILA: permite obtener el número de una fila.

Actualizado el 13 de enero, 2021

Fuente: adslzone

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