A la hora de redactar documentos y enviarlos a otras personas es necesario llevar a cabo una de las 3 siguientes opciones para evitar problemas de dependencias de fuentes y que nuestros documentos mantengan así una apariencia profesional, independientemente del ordenador donde se ejecute.
Enviar al receptor el documento junto a las fuentes necesarias
La opción más simple. Cuando enviemos el documento, ya sea por correo electrónico o por otros medios, debemos adjuntar también un enlace para descargar las fuentes con las que hemos creado el documento, incluso adjuntar las propias fuentes para que el receptor pueda instalarlas fácilmente con doble clic.
Esta opción es muy sencilla, práctica y rápida, el problema es que muchas fuentes pueden ser propietarias, e incluso de pago, lo que puede ser un serie problema.
En este caso podemos optar por la opción 2.
Insertar la fuente en el propio documento
Dentro del propio Microsoft Office vamos a poder configurar una opción para que además del documento guarde la fuente que hemos utilizado. De esta manera, si el ordenador que lo abre no la tiene instalada, podremos reproducir el documento sin problemas, respetando el formato y evitando tener que descargar e instalar fuentes adicionales manualmente.
Para ello lo único que debemos hacer es abrir, por ejemplo, Word y hacer clic en Archivo > Opciones > Guardar y en la parte inferior veremos una opción llamada “Incrustar fuentes en el archivo”.
Marcamos dicha opción (podemos marcar también la de incrustar sólo los caracteres utilizados y no incrustar las fuentes del sistema para que el documento pese menos) y así cuando guardemos el documento se guardará en él la fuente, evitando que el receptor pueda tener problemas al abrir el documento.
Si queremos evitar problemas e ir sobre seguro, lo mejor es la opción 3.
Enviar un documento PDF en lugar de un .doc o cualquier otro archivo editable
Si queremos evitar complicaciones la mejor opción es sin duda la tercera. A la hora de guardar el documento ya finalizado podemos hacerlo en formato PDF. De esta manera el receptor no tendrá problemas con las fuentes ni con ningún otro elemento del documento, respetando así el formato original del documento y ahorrándonos problemas.
El formato PDF además evita que los documentos puedan ser editados, por lo que tendremos una capa de seguridad adicional de cara a evitar que nos plagien estos e incluso que otros lo puedan modificar sin nuestro permiso.
¿Sueles utilizar fuentes extrañas? ¿Cómo envías tus documentos para evitar problemas?
Fuente: softzone
